Minkä verkostoitumisalustan kaupungin elinkeinotiimi voi tilata yhteen tapahtumaan?
Kohtaan voi tilata yhdelle tapahtumalle: Medium 100 €:lla enintään 100 osallistujalle tai Large 950 €:lla sitä suuremmalle, sis. ALV. Teet tilauksen itse, tapahtuma voi aueta, kun tilaus on lähetetty, ja lasku lähetetään valintasi mukaan ennen tapahtumaa tai sen jälkeen ja erääntyy 14 päivässä laskun päivämäärästä. Pitkäaikaista sopimusta ei ole.
Kirjoittaja Curtis Thomas, tarkistettu viimeksi
Millaisia nämä tapahtumat ovat?
Tyypillisiä tapahtumia ovat kaupungin tai kehitysyhtiön järjestämät yhteisö- ja yritystapahtumat: verkostoitumisilta, sijoittajapäivä, perustajien aamiainen. Osallistujia on usein 80 ja 120 välillä, minkä vuoksi koko vaikuttaa tilaukseen: enintään 100 osallistujaa on Medium, sitä enemmän Large.
Ilmoittautuminen tehdään usein järjestäjän omassa järjestelmässä, joskus tietosuojasyistä, ja osallistujat liittyvät tapahtumaan vahvistusviestissä jaetulla linkillä. Kohtaa on verkostoitumisen työkalu tapahtumapäivänä; se ei korvaa ilmoittautumisjärjestelmää.
Mitä tietosuojatarkastaja kysyy, ja mistä vastaukset löytyvät?
Rekisterinpitäjä pilotissa, DPA pyynnöstä
Pilotissa, jossa organisaatiosi ei itse kerää henkilötietoja, rekisterinpitäjä on Curtis Thomas, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua, ja tietosuojaseloste on voimassa. Jos organisaatiosi tarvitsee rekisterinpitäjän roolin itselleen, henkilötietojen käsittelysopimus on saatavilla pyynnöstä.
Lisää aiheesta: Rekisterinpitäjä pilotissa, DPA pyynnöstäOsallistujat omasta ilmoittautumisjärjestelmästä
Voit ladata CSV-viennin omasta ilmoittautumisjärjestelmästäsi. Kohtaa lähettää jokaiselle liittymislinkin ja täyttää nimen ja organisaation, kun henkilö liittyy. Suoraa synkronointia ilmoittautumisjärjestelmiin ei ole tällä hetkellä. Järjestäjä voi myös kirjoittaa tapahtumalle tietosuojailmoituksen, joka näytetään ennen liittymistä.
Lisää aiheesta: Osallistujat omasta ilmoittautumisjärjestelmästäMitä osallistuja ja järjestäjä näkevät
Osallistuja näkee muiden osallistujien profiilit ja omat yhteytensä. Järjestäjä ja apujärjestäjät näkevät osallistujaluettelon täytettyine profiilikenttineen, voivat viedä sen ja näkevät koottuja tapaamislukuja. Tapaamisparit ovat oletuksena yksityisiä, joten järjestäjä ei näe, kuka tapasi kenet.
Lisää aiheesta: Mitä osallistuja ja järjestäjä näkevät
Miten tilaus yhdelle tapahtumalle tehdään?
Valitse Medium (100 €, enintään 100 osallistujaa) tai Large (950 €, sitä suuremmat tapahtumat), sis. ALV. Tilauslomake kysyy organisaation virallisen nimen, Y-tunnuksen ja laskutusyhteyshenkilön sekä valinnaisesti ostotilauksen viitteen ja verkkolaskuosoitteen. Tapahtuma voi aueta, kun tilaus on lähetetty.
Lasku lähetetään valintasi mukaan ennen tapahtumaa tai sen jälkeen, ja se erääntyy 14 päivän kuluttua laskun päivämäärästä. Hankintapaketissa ovat toimittajan tiedot, seitsemän kohdan tietosuojatarkistuslistan vastaukset ja lyhyt toimittajayhteenveto, jonka voit liittää omaan lomakkeeseesi.
Usein kysytyt kysymykset
Täytyykö kaupungin kerätä henkilötietoja?
Ei tällä tavalla toteutetussa pilotissa. Organisaatiosi oma tietosuojatiimi vahvistaa, sopiiko se teille. Osallistujat liittyvät itse ja antavat tietonsa suoraan Kohtaa-palvelulle, joka on rekisterinpitäjä. Ilmoittautumislistan lataaminen on vapaaehtoista ja eri järjestely, joten jos teet sen, kerro siitä omassa ilmoituksessasi.
Missä tiedot säilytetään?
Sovellus, tietokanta ja ladatut kuvat toimivat Hetznerin palvelimilla Helsingissä, ja tiedot säilytetään vain EU:n alueella. Sähköpostit lähetetään Brevon kautta Ranskassa. Valinnainen kirjautuminen Googlella tai LinkedInillä sekä valinnaiset Telegram-muistutukset lähettävät osan tiedoista EU:n ulkopuolelle, ja osallistuja päättää itse, käyttääkö niitä. Hetznerillä on ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatti, jonka piiriin Helsinki kuuluu; Kohtaalla itsellään ei ole sertifiointeja.
Voimmeko kirjoittaa tapahtumalle oman tietosuojailmoituksen?
Kyllä. Järjestäjä voi kirjoittaa jokaiselle tapahtumalle tietosuojailmoituksen suomeksi ja englanniksi. Se näytetään osallistujalle ennen liittymistä ja kutsusivulla. Liittymisvaiheessa kerrotaan myös, että Kohtaa-palvelu on rekisterinpitäjä, ja linkitetään tietosuojaselosteeseen.
Kuinka kauan osallistujan tietoja säilytetään?
Osallistuja voi valita, että tili ja henkilötiedot poistetaan 7 päivää viimeisen mukanaolevan tapahtuman päättymisen jälkeen, tai poistaa ne milloin tahansa tililtään. Poisto poistaa henkilötiedot; nimetön merkintä siitä, että kaksi ihmistä oli yhteydessä tapahtumassa, säilyy. Ladattu ilmoittautumislista poistetaan tai anonymisoidaan 7 päivää tapahtuman jälkeen.
Voitteko lähettää toimittajayhteenvedon hankintalomakettamme varten?
Kyllä. Hankintapaketissa on lyhyt toimittajayhteenveto, jonka voit liittää omaan lomakkeeseesi: kuka Kohtaa-palvelun toimittaa, miten tilataan, hinnat, missä tiedot ovat ja kuka on rekisterinpitäjä. Voit myös kirjoittaa osoitteeseen curtis@kohtaa.com ja saat vastauksen yhden arkipäivän kuluessa.
Pitääkö meidän allekirjoittaa sopimus?
Pitkäaikaista sopimusta ei ole. Teet tilauksen tapahtumalle, ja tilausehdot näkyvät tilauslomakkeella. Jos organisaatiosi vaatii henkilötietojen käsittelysopimuksen, mallipohja on saatavilla pyynnöstä.
Luo tapahtumasi tai ota ensin yhteyttä
Valmistele tapahtuma itse selaimessa tai lähetä viesti siitä, mitä olet suunnittelemassa.