Mitä hankinta- ja tietosuojatarkastajat yleensä kysyvät
Kohtaan toimittaa Curtis Thomas, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua, Oulu, Suomi. Hinnat ovat julkisia, tilaus tehdään verkossa ja maksetaan laskulla, ja sovellus, tietokanta ja kuvat sijaitsevat Helsingissä. Kaiken alla olevan voi lukea antamatta sähköpostiosoitetta.
Kirjoittanut Curtis Thomas, tarkistettu viimeksi
Kuka toimittaa Kohtaan?
Curtis Thomas, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua, Oulu, Suomi. Laskut annetaan Kohtaan puolesta; laskuttajan Y-tunnus näkyy laskulla.
Miten tilaamme ja milloin meitä laskutetaan?
Teet tilauksen verkossa ja valitset, tuleeko lasku ennen tapahtumaa vai sen jälkeen. Maksuaika on 14 päivää laskun päiväyksestä.
Luo tapahtuma, valitse sen sivulta Medium tai Large ja lähetä tilaus. Tilauslomake kysyy organisaatiosi virallisen nimen, Y-tunnuksen ja laskutusyhteyshenkilön sekä halutessasi tilausnumeron tai viitteen ja verkkolaskuosoitteen. Tapahtuma voi aueta heti, kun tilaus on lähetetty, ja Curtis tarkistaa jokaisen tilauksen jälkikäteen.
Jokainen tilaus maksetaan laskulla. Emme ota korttimaksuja. Pitkäaikaista sopimusta ei tarvita. Vuosilisenssi sovitaan alla olevan yhteydenottolomakkeen kautta.
Mitä se maksaa?
Medium maksaa 100 EUR tapahtumalta, enintään 100 osallistujaa. Large maksaa 950 EUR tapahtumalta, ilman osallistujarajaa. Vuosilisenssi maksaa 3 900 EUR vuodessa, rajattomasti tapahtumia ja ilman osallistujarajaa. Hinnat sisältävät ALV:n.
Julkinen hinta on laskun loppusumma. Osallistujat eivät maksa mitään.
Tiedoksi: hankinnat.fi ilmoittaa hankintalain (25 §) kansalliseksi kynnysarvoksi tavara- ja palveluhankinnoille 60 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Se, tarvitseeko tämänkokoinen tilaus kilpailutuksen, on organisaatiosi päätettävissä sen omien sääntöjen mukaan.
Missä tiedot säilytetään ja ketkä käsittelevät niitä?
Sovellus, tietokanta ja ladatut kuvat sijaitsevat Hetznerin palvelimilla Helsingissä, Suomessa. Henkilötiedot säilytetään vain EU:n alueella.
- Sovelluspalvelin: Hetzner, Helsinki, Suomi.
- Tietokanta: MongoDB, ylläpidetty samalla Hetznerin palvelimella Helsingissä. Ulkopuolista tietokantapalvelun tarjoajaa ei ole.
- Kuvat: Hetzner Object Storage, Helsinki, Suomi.
- Sähköpostin lähetys: Brevo, Ranska.
- DNS ja verkkotunnuksen rekisteröinti: Namecheap, Yhdysvallat. Ne käsittelevät vain nimenselvityksen tietueen, eivät osallistujatietoja.
- Valinnaiset palvelut: Google- tai LinkedIn-kirjautuminen lähettää henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen kyseisen palvelun kautta, ja Telegram-muistutukset, jotka henkilö voi itse liittää, lähetetään EU:n ulkopuolelle. Vain näissä tapauksissa henkilötiedot siirtyvät EU:n ulkopuolelle.
Hetznerillä on ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatti, ja sen Helsingin konesali kuuluu sertifioinnin piiriin. Kohtaalla itsellään ei ole sertifikaatteja.
Kuka on rekisterinpitäjä, ja tarvitsemmeko henkilötietojen käsittelysopimuksen?
Pilotissa, jossa organisaatiosi ei itse kerää henkilötietoja, rekisterinpitäjä on Kohtaa (Curtis Thomas, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua), joten henkilötietojen käsittelysopimus ei kuulu tähän järjestelyyn. Organisaatiosi oma tietosuojatiimi päättää, sopiiko se teille.
Käsittelyperuste on oikeutettu etu, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, kuten tietosuojakäytäntö kertoo. Jos organisaatiosi tarvitsee rekisterinpitäjän aseman omaa tapahtumaansa varten, henkilötietojen käsittelysopimus on saatavilla pyynnöstä, ja Kohtaa toimii silloin henkilötietojen käsittelijänä.
Miten Kohtaa vastaa pilotin tietosuojan tarkistuslistaan?
Tässä lyhyet vastaukset seitsemään kohtaan tarkistuslistasta, jonka julkinen ostaja lähetti meille pilottia varten. Koko dokumentti, jossa jokaisen väitteen tarkistuskohta on mainittu, on saatavilla pyynnöstä.
Vastaukset kuvaavat, mitä tuote tekee. Ne eivät ole väite siitä, että Kohtaa täyttäisi jonkin lain tai tarkistuslistan vaatimukset: sen arvioivat tarkastajasi.
1. Tietosuojaseloste on olemassa ja ajan tasalla
Tietosuojakäytäntö on julkaistu osoitteessa kohtaa.com/fi/privacy, ja luottamussivu kertoo isännöinnistä, kolmansista osapuolista ja oikeuksista. Englanninkielinen ja suomenkielinen teksti verrataan toisiinsa jokaisessa julkaisussa, ja jokainen julkinen tosiasiaväite tarkistetaan sisäisestä rekisteristä ennen julkaisua. Tämä on sisäinen työtapa, ei ulkopuolinen auditointi.
2. Osallistujille kerrotaan, kuka vastaa heidän tiedoistaan
Jokaisen tapahtuman liittymislomake nimeää rekisterinpitäjän, Curtis Thomasin, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua, ja linkittää tietosuojakäytäntöön ennen liittymistä. Tietosuojakäytäntö ja sivuston alatunniste nimeävät rekisterinpitäjän myös.
3. Kerätään vain tarpeelliset tiedot
Osallistuakseen henkilö antaa sähköpostiosoitteen kirjautumista varten ja nimen liittymistä varten. Kaikki muu on vapaaehtoista, ellei järjestäjä tee pakolliseksi henkilön tyyppiä (esimerkiksi Founder tai Investor) tai sitä, mitä hän etsii. Järjestäjä voi piilottaa yrityksen, toimialan ja vaiheen, ja henkilö voi ottaa käyttöön nimettömän profiilin.
4. Rekisteröityjen oikeuksien käyttö on suunniteltu
Useimmat oikeudet ovat käytettävissä itsepalveluna tilisivulta: yhdellä napsautuksella lataat kaiken henkilöstä säilytetyn tiedon (GDPR:n 15 ja 20 artikla), voit muokata profiilia ja pyytää tietojen poistoa yhden vahvistuksen jälkeen. Poisto poistaa henkilötiedot; nimetön tieto siitä, että kaksi ihmistä tapasi tapahtumassa, säilyy. Ilmoitukset sähköpostiin ja Telegramiin voi kytkeä pois, ja vastustukset lähetetään osoitteeseen curtis@kohtaa.com tai tietosuojavaltuutetulle. Tilisivu on toistaiseksi vain englanniksi.
5. Suostumus voidaan peruuttaa, jos käsittely perustuu suostumukseen
Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan oikeutettu etu. Henkilö voi silti lopettaa käsittelyn poistamalla tilinsä, poistumalla tapahtumasta, kytkemällä ilmoitukset pois tai irrottamalla Telegramin.
6. Oikeiden henkilötietojen käyttö testauksessa on perusteltua ja dokumentoitua
Kohtaalla on yksi tuotantotietokanta eikä erillistä testiympäristöä. Testaukseen luodut tapahtumat merkitään testitapahtumiksi, ne käyttävät synteettisiä tilejä toimittamattomissa osoitteissa, ja ajastetut sähköpostit ohittavat ne.
7. Osallistujille kerrotaan tarkoitus ja tietojen käsittely
Järjestäjä voi kirjoittaa tapahtumalle tietosuojaselosteen englanniksi ja halutessaan suomeksi, enintään 600 merkkiä kumpikin. Se näytetään Liity-painikkeen yläpuolella, julkisella tapahtumasivulla ennen kirjautumista ja osallistujan tapahtumayhteenvedossa, ja sitä voi muokata tapahtuman julkaisun jälkeen.
Mitä osallistuja näkee ja mitä järjestäjä näkee?
Osallistujat näkevät toistensa profiilit samassa tapahtumassa. Järjestäjä näkee osallistujalistan ja yhteenvetoluvut, eikä oletuksena koskaan sitä, kuka tapaa ketäkin.
Mitä osallistuja näkee
Osallistuja näkee saman tapahtuman muiden osallistujien ja aiemmin yhteydessä olleiden ihmisten profiilit niiden kenttien osalta, jotka nämä ovat täyttäneet. Jos toinen pyytää yhteydenottoa ja toinen hyväksyy sen, kumpikin näkee tämän jälkeen toisen tilin sähköpostiosoitteen ja profiililinkit. Kukaan muu ei näe niitä, eikä järjestäjä.
Mitä järjestäjä näkee
Järjestäjä ja apujärjestäjät näkevät osallistujalistan täytettyine profiilikenttineen ja voivat viedä sen CSV-tiedostoksi. He näkevät tapaamisten yhteenvetoluvut ja osallistujakohtaiset määrät. Yksityisessä tapahtumassa, joka on oletus, tapaamisparit pysyvät yksityisinä: he näkevät, mitkä ajat on varattu ja onko varaus vahvistettu, mutta eivät sitä, kuka tapaa ketäkin. Järjestäjä voi myös kirjoittaa edellä kohdassa 7 kuvatun tietosuojaselosteen.
Millaista tukea saamme?
Yksi sähköpostiosoite: curtis@kohtaa.com. Curtis vastaa yhden arkipäivän kuluessa.
30 minuutin tietoturvapuhelu on saatavilla pyynnöstä. Kohtaa ei tarjoa palvelutasosopimusta eikä virka-ajan ulkopuolista tukea.
Kuinka monta osallistujaa palvelu kestää?
300 samanaikaista osallistujaa yhdessä tapahtumassa, mitattuna tuotannossa sekakuormalla.
Large- ja vuosilisenssissä ei ole osallistujarajaa lisenssissä. Se on lisenssiehto, ei suorituskykytakuu. Jos tapahtumassasi on yli 300 Kohtaan samanaikaista käyttäjää, ota meihin yhteyttä ensin.
Toimittajatiivistelmä, jonka voit liittää omaan lomakkeeseesi
Lyhyt tekstilohko oman toimittaja- tai hankintalomakkeesi täyttämiseen.
Toimittajatiivistelmä
Toimittaja: Curtis Thomas, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua, Oulu, Suomi. Laskut annetaan Kohtaan puolesta; laskuttajan Y-tunnus näkyy laskulla.
Isännöinti: sovellus, tietokanta ja kuvat Hetznerillä Helsingissä, Suomessa (Hetznerillä on ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatti, Helsinki sertifioinnin piirissä; Kohtaalla itsellään ei ole sertifikaatteja). Sähköpostin lähetys: Brevo, Ranska. Tiedot säilytetään vain EU:n alueella; valinnainen Google- tai LinkedIn-kirjautuminen ja Telegram-muistutukset lähettävät tietoja sen ulkopuolelle.
Hinnat: Medium 100 EUR tapahtumalta (enintään 100 osallistujaa), Large 950 EUR tapahtumalta (ei osallistujarajaa), vuosilisenssi 3 900 EUR vuodessa. Hinnat sisältävät ALV:n.
Laskutus: tilaus tehdään verkossa; lasku ennen tapahtumaa tai sen jälkeen ostajan valinnan mukaan; maksuaika 14 päivää laskun päiväyksestä; Y-tunnus vaaditaan; vain lasku, ei korttimaksuja; ei pitkäaikaista sopimusta.
Rekisterinpitäjä: Kohtaa (Curtis Thomas, joka ylläpitää Kohtaa-palvelua) piloteissa, joissa ostaja ei itse kerää henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelysopimus on saatavilla pyynnöstä, jos ostaja tarvitsee rekisterinpitäjän aseman. Ostajan tarkastajat arvioivat, riittääkö tämä.
Tuki: curtis@kohtaa.com, vastaus yhden arkipäivän kuluessa, 30 minuutin tietoturvapuhelu pyynnöstä. Ei palvelutasosopimusta.
Kapasiteetti: 300 samanaikaista osallistujaa yhdessä tapahtumassa, mitattuna tuotannossa.
Yleisiä hankintakysymyksiä
Pitääkö meidän allekirjoittaa sopimus?
Pitkäaikaista sopimusta ei ole. Teet tilauksen verkossa ja hyväksyt tilauslomakkeella näkyvät tilausehdot, ja tilaus maksetaan laskulla.
Voitteko laskuttaa tapahtuman jälkeen?
Kyllä. Tilatessasi valitset, tuleeko lasku ennen tapahtumaa vai sen jälkeen. Maksuaika on 14 päivää laskun päiväyksestä.
Tarvitsetteko Y-tunnuksemme?
Kyllä. Tilauslomake kysyy organisaatiosi virallisen nimen, Y-tunnuksen ja laskutusyhteyshenkilön, eikä laskua voi lähettää ilman niitä.
Onko Kohtaalla ISO 27001 -sertifikaatti?
Ei. Kohtaalla itsellään ei ole sertifikaatteja. Sen isännöijällä Hetznerillä on ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatti, ja Helsingin konesali, jossa Kohtaa toimii, kuuluu sertifioinnin piiriin.
Saammeko koko tarkistuslistadokumentin?
Kyllä, pyynnöstä. Kirjoita osoitteeseen curtis@kohtaa.com tai käytä alla olevaa lomaketta. Dokumentti kuvaa tuotteen kohta kohdalta ja kertoo, mistä kukin väite voidaan tarkistaa.
Voimmeko maksaa kortilla?
Ei. Jokainen tilaus maksetaan laskulla.
Lähetä tämä paketti sähköpostiini
Lähetämme sinulle linkin tälle sivulle ja yllä olevan toimittajatiivistelmän. Yksi kenttä, ei muuta.
Kysyttävää hankinta-asioista?
Kerro, mitä hankinta- tai tietosuojatiimisi tarvitsee, niin Curtis vastaa.